WinActor 導入事例【業務部門別】

RPAを社内で導入・展開する意思決定をしたとしても、はたしてどこの部門のどの業務から WinActor(ウィンアクター)導入をスタートすれば良いのか、どの程度の効果を見込んで計画を策定すれば良いのかなど疑問に思われる事も多いかと思います。

そのようなRPAの導入・展開をこれから始めようとされている企業のご担当者、経営企画の方々向けに、日本国内での導入実績が最も多い WinActor(NTTデータ)の事例をご紹介しております。

RPA化対象業務選定のポイントや失敗しないための導入の進め方、既にRPA導入を先行されている企業がどの辺の業務フローから着手されているのか、そして実際にどの程度の業務削減効果が得られているのか等を網羅的にご説明しています。

WinActor(ウィンアクター)の導入目的を明確化する

RPA の導入目的を明確にすると言われると奇異に思われる方も多いかと思います。無論 RPAツールを導入する目的は業務効率化ですが、実は業務を効率化する以外にもRPAを導入することで良くなる多くの点が多くあります。

例えば、下記の様なRPAの利点があります。

詳しくはこちらにご説明しております。 ⇒ RPA導入の目的・効果

また、導入目的とは少し外れますが、下の様な点はどの様なプロジェクトを実施する上でも事前に計画し、ビジネス視点で計画通りにプロジェクトが進んでいるのかを常に管理していく必要があります。

RPA化対象業務の選定方法

RPA導入で失敗しないためのポイント

ここでは、先行してRPA導入をされた多くの企業の導入事例から抽出・整理した、RPA導入において陥りがちな落とし穴注意しておくべきポイントをお伝えしていきます。

1. RPA導入効果を実感できる業務から始める

企業変革を進める場合の殆どに言える事ですが、先ずは自分達がツール導入・変革の効果を実感できて、その効果を数字で社内にアピールする事を念頭に置いておくことは非常に重要な視点となります。

 

この点に注意しておくだけで、その後の全社展開において各部署の協力を得やすくなり、非常にスムーズに進められるようになってきます。

その意味で、社内にはホワイトカラーの皆さんが日々Excelマクロと格闘されている予算集計や販売計画などの業務はどこの会社にもありますので、この辺りのExcel周辺の業務からPoC(コンセプト・プルーフ)として、実際にRPAロボットを導入するイメージと効果を実感され、その後の計画を立案されるのが良いかと思います。

身近な業務であり、Excelマクロを作成してまで実施していると言うことは、それなりに業務量・頻度があり、そこで扱っているデータ・業務の流れを把握されている業務であると思われます。

自社業務の全貌が見えている状況ではないため、ここではあくまでRPAの活用イメージを掴み、その業務効率化の効果を実感して頂くことが目的です。よって、後後になって自社業務の全貌が見えてきた時は、全体業務プロセス最適化の視点で再度見直す事になる場合もあるかと思います。

RPAはExcel業務の効率化から

 

2. 全てをRPAロボットに任せられるとは思わない

これも当然のことですが、RPAロボットが出来る事、得意な事はRPAに任せ、不得意な事は割り切って人間がやるスタンスが重要となります。

例外パターンが多く、処理を分岐する条件を整理し難かったりする業務フローの場合、一旦は前段の処理と後続処理を分割してRPAロボを作成するなど、無理に全体を1本のRPAシナリオにしようとしないほうが良いかと思います。

RPAシナリオを作成する開発生産性やメンテナンス性も極端に悪化する可能性が高いためです。

 

3. 業務フローを整理

下に例を挙げている多くのRPA導入事例を見ても、現状の人がやっている業務フローのままRPAロボットにやらせようとすると、どうしてもRPAロボットにデータを渡すデータの前処理が必要となってしまい、逆に手作業が増えてしまう事が多くあります。

業務フロー全体をRPA導入を前提とした流れに変更した上で、標準化したRPAロボット部品・モジュールの導入を考えていきます。これによりRPAロボットの導入効果を最大化することが出来るのです。

RPAに向いている業務

 

4. RPA導入後の運用体制・統制を意識する

RPAロボットは決められたルール通りに処理を繰り返すロボットです。周囲の環境や業務フロー、システムの画面が変更になったりすると動かなくなってしまう事を想定しておく必要があります。

また、何かの条件が変わってしまったために、RPAロボの設計時には出ていなかったアプリケーションのポップアップ画面が出てしまったり、ワーニングを確認する必要があるだけでも処理の流れが変わったりもしてしまいます。

やはり、RPA導入プロジェクト時から運用移行後のRPAロボット統制を意識して進めましょう。

 

5. 業務部門、IT部門、経営企画が当初から連携する

最初はスモールスタートで導入効果を確認してから大々的に全社展開しようとされる導入事例によくある失敗なのですが、RPA導入プロジェクト初期に業務部門が主導して進めると、自分の部門内での効果創出は出来ても、全社展開を進めようとする時点で難しくなってしまいます

上記にも関わりますが、業務ユーザー主導で進めたとしても、その後の全社展開を見据えながらIT部門、経営企画部門の巻き込みを意識して進めましょう。

 

 

6. RPAの共通部品(モジュール)化を意識する

RPAロボットに任せる対象業務フローの最初から最後まで全てを1体のRPAロボットとしてシナリオ作成するのではなく再利用を意識して単純作業RPAロボットの組合せにしておきましょう。

上手くいっている企業では、殆どの導入事例が当初から全社展開を見据えて進めています。これにより、RPAロボットの再利用の可能性が高まり、メンテナンス性も向上します。

 

 

RPA導入を進める業務の優先順

それでは、RPAロボット化する対象業務をどの様な順番で選定すれば良いかですが、下記を念頭に対象業務の優先順を決めて頂ければ良いかと思います。その視点としては、効率化の効果が高い業務、標準RPAモジュール化が出来そうかを考慮することが重要かと思います。

【RPA化対象業務優先順位】

  1. 対象業務の作業時間数が多い
  2. 同様の作業フローが多く、汎用的な業務
  3. 作業時間が残業対応となっている業務
  4. 作業できる時間(帯)が決まっている業務
  5. 実際の業務ユーザーが要望する業務

RPAの効果が高い業務の具体例

RPA化の対象業務を決定する優先順としては上記を考慮して頂ければ良いかと思いますが、それでは、具体的にどの様な業務がRPAロボットに任せる事で自動化効果が高い業務であるか、そのイメージをいくつか下記に挙げておきます。

  • 大量データの収集(ネット検索・クローリング)
  • データの読み取り(OCRで読み込んだ文字、画面の文字)
  • データ入力(定型欄への書き込み、転記)
  • データ検証(比較・突合)
  • テストの自動化

 

  • 分断した社内外のシステムを業務的につなぐ

RPAはシステム間をつなぐ

 

RPAの仕組みを理解し、向く業務を選定する

RPAロボット化する対象業務を選定していく上で、その仕組みを理解していると、対象業務として選定して大丈夫なのかの判断がし易くなると思われますので、RPAの仕組みについても多少触れておこうと思います。

RPAロボの目の仕組み

人間は主にパソコンの画面を目で見て何が次に同のような操作をすれば良いのか判断していますが、それに代わるRAPロボの機能が認識機能です。

  • 構造解析(UI認識):

インターネットのブラウザーで表示するような画面や、ビジュアルベーシックなどで組まれたアプリケーションはそれらの画面に貼り付けられている部品の構造をRPAは解析して直接理解できますので、非常に安定した動作となります。

  • ファイル認識:

Windowsパソコン上のExcelファイルやテキストファイルなどのファイル操作ですが、Windowsが管理しているファイルとして、RPAはPCファイルを認識できます。

  • 画像認識:

PCの画面を画像としてどこの位置に何が表示されているのかを認識します。

  • 座標認識:

パソコンの画面上の位置(座標)を認識し、座標として記憶します。

RPAロボの脳の仕組み

RPAは基本的に考えると言うより、予め決められたルール通りに動作するルールエンジンが搭載されており、その手順通りに処理を実行するものです。将来的にはAI機械学習と組み合わされ、人に代わって例外処理などを柔軟に対応できるようになるものと思います。

リストラされたい為にAIを知ろう

 

RPAロボの手の仕組み

RPAが操作する対象はWindowsパソコンの中にある情報ですので、実物の手足があると言うことではありませんが、Windows PCをAPIと言われるソフトウエア間の連携機能を使って操作することで、人がPCを操作しているようにWindows上で動作するアプリケーションを操作します。

 

業務部門別 WinActor 導入事例とその効果

ここでは、通常の事業会社にある業務部門毎の活用イメージをご説明していきます。下記はあくまで実際のWinActor 導入業務の一部であって、当然全てではありません。RPAに任せられる業務のイメージをつかんで頂ければと思います。

RPA導入の目的・効果

 

マーケティング部門の RPA 導入事例

■ インターネットでのデータ収集・改善を行った事例

RPAロボットはインターネットを使った業務が非常に得意で、ネットビジネスとの相性は非常に良いと思います。近年は一般メーカでも自社のホームページで直販サイトを運営していたりもしますので、活用できる会社も多いかと思います。

【WinActor の処理の流れ】
  1. 自社商品のJANコードをECサイトの検索欄に自動入力し検索
  2. 商品データを取得
  3. 表形式に成形
  4. 在庫切れ商品などを担当者にメール

上記は WinActor が実施する繰り返し作業ですが、下記は、人が行っている周辺業務部分のイメージです。きっちリ役割分担が出来ています。

【メーカー担当者の仕事】

  • 不適切なデータの修正
  • ECサイトでの検索順位の改善
  • 説明文などの改良
  • 写真共有SNSでの利用者向けキャンペーン、写真投稿
【WinActor 導入効果】

この業務は人手でやろうとすると少なくとも数名が時間を決めて定期的に巡回する必要があり、RPAロボットを前提としたビジネスのイメージですので、比較し難いですが、下記程度は少なくともRPAの導入効果を見込めるものと思います。

  • 削減業務量:85%以上

 

■ 自社サイトのURLリンク切れチェック事例

こちらの事例もネットビジネスのイメージが強いですが、一般の会社でもインターネット販売サイトを運営していたり、ブログや公式SNSを運営している企業も増えていますので、十分あり得る業務かと思います。

SEO対策としてもリンク切れは好ましくありませんし、外部リンクはリンク先の都合でURLがいつの間にか変更されていたりもします。やはり、定期的にチェックする必要があります

【WinActor 導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

■ 顧客住所などをRPA で取得・変更する仕組みとした事例

顧客の住所登録や変更申請を紙の申請書でもらっている会社も多いかと思いますが、そのシステムへの反映を RPA に任せるイメージです。もしくは、CRM(SFA)の見込み客の情報をRPAが自動的に外部サイトから取得し更新するような事例も多くあります。

顧客情報は特に貸し倒れなどのリスクを回避する意味でも定期的に収集しておく必要がありますが、やはり手作業でこれを頻繁に更新することは実質不可能であると言えます。

【RPA 導入効果

  • 削減業務量:80%以上

 

■ ネット掲示板上の自社関連書き込み収集・一覧化の事例

こちらも現代的なネット上のSNS書込み・つぶやき等を巡回し、情報収集し、自社や自社の商品に対して正しくない情報、偏見・悪意に満ちた情報が広められていないかなどを確認します。

仮に事実でなくても、それを見た第三者が信じてしまう可能性も十分にあり、早めに発信者に対して正しい情報を流して訂正するなどの適切な対処をする必要があります。

某自動車部品目メーカーのように、対処を間違ったり手遅れになったことで多大な損害を被ったり、上場廃止・会社売却などに陥る事例が増えています。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

ネット情報の収集・活用が生死を分ける

 

■ 自社サイトの記事や画像の無断転用をネット巡回する事例

こちらも自社関連情報のネット循環と同様で、説明の必要も無いかと思います。無断で自社の記事や画像を転載したとしても通常はgoogle側で投稿時期などを基に転載したサイトの評価が落とされるとは思いますが、キュレーションサイトなども含めて未然に防止できるのであればそのほうが良いかと思います。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

 

経理部門の RPA 導入事例

■ 売掛・入金消込業務の事例

売掛金の管理はNPO慈善事業でもない限り必ず発生する重要な業務です。顧客から自社口座への振込み入金を締日にチェックし、売掛金と突合する必要があります。通常は月次でFBシステム等を使って実施されるものかと思いますが、そのデータ取得、売掛金突合をRPAに任せます

また、顧客からの入金が確認できなかった場合は、その顧客の担当営業へメールを送信するなどの後続処理も考えられます。売掛入金確認の業務は非常に重要な業務となりますので、ミスを無くす為にもRPAロボに任せる意味がある業務です。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

■ RPA による買掛・支払業務の事例

こちらも、通常の殆どの企業である業務かと思いますが、事業に必要な資材や間接材などをサプライヤーから購入し、その代金をFBシステムなどを使って支払う業務です。

その後、基幹システムの買掛金を消し込みますが、この買掛け金情報を基幹システムから抽出・集計してFBシステムへのデータ送信、その後の基幹システムのデータ消込をRPAロボットで実施します。

入金先の口座情報が間違っていたりする問題で振込入金が出来ないことも考えられますのでミスを無くす意味でもRPA化します。

0が増えただけで金額が10倍になってしまいますので、金額の単位や小数点とカンマの位置など2重3重のチェックを人が行うのが良いかと思います。

 

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

 

■ RPA による請求処理の事例

月次で顧客毎に売掛金を集計し、請求書フォーマットで請求書を作成します。業界によっては顧客指定のフォームやデータ形式への整形が必要だったりするかと思いますので、その辺りもミスが無く、条件をルールとして明確に定義できるRPAロボットが活躍できます。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%

 

■ RPA による資産管理業務の事例

棚卸資産については毎月棚卸表を発行し、現場にて検数カウントを実施しますが、基幹システム上の数量との差異があった場合はその修正が必要となります。このシステム在庫の修正をRPA で自動化します。

固定資産に関しても同様に固定資産リストに基づき現物資産の確認を実施し、償却計算を実行します。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

 

■ RPA での交通費精算確認業務の事例

社員が経費精算システムに入力した経費精算データを抽出し、インターネット乗り換え案内との金額差異を確認する業務をRPAロボットが担当します。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

■ 連結決算データの受け渡しを RPA で代替した事例

複数のグループ会社がある企業では、関連会社毎の経理システムが異なる場合があります。この複数の経理システムから財務データを抽出し、連結決算システムへの取込を RPA が担当します。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

 

■ RPA による管理会計レポート作成の事例

基幹システムから財務会計データを抽出・集計し、管理会計、経営指標のレポート作成を RPAが担当します。

【 導入効果】

  • 削減業務量:70%以上

 

 

人事・総務部門の RPA 導入事例

■ 勤怠管理業務の事例

勤怠管理システムから就業時間を抽出・集計して、残業時間が多い社員の職制に RPA がメールを送信します。また、出退勤や年休消化状況のデータ抽出・集計を行い、退職や精神衛生上の警告を上司にRPAがメール送信したりします。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

■ RPA での人事考課業務自動化の事例

Excelフォームの人事考課表を各部門から収集・集計したり、人事システムへの取込を RPA が担当します。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

■ RPA による経営向け月次レポート作成業務の事例

人件費や入退社などの社員増減、残業時間、年休消化状況などの月次経営レポートの集計、送信を RPA が実行します。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

 

■ 協力会社従業員の社会保険加入状況の集計の事例

協力会社別に月次で集計している社会保険の加入状況などのレポートを作成します。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

 

営業部門の RPA 導入事例

■ RPA による販売状況調査業務の事例

営業マン、営業所、支店などの各営業現場で管理しているExcel販売レポートを収取し、売上実績、見込み額などの調査・レポートを RPA が行います。

導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

 

■ RPA による商品の見積り作成の事例

多くの会社では様々な価格プロモーション施策派生商品、オプション品、消耗品の組み合わせなどが増え続け見積りテーブルが複雑化していく傾向にあると思います。

頻繁に見積り基準が変更になるため営業マンさえ見積り出来ず、古くからいる営業アシスタントしか見積り出来ない状況となっているような会社は多いのではないでしょうか。

RPA はルールさえ明確であれば、出先からの指示で即座に見積もりを作成することが可能です。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

 

 

■ RPA によるメール受注・WebEDI受注登録の事例

メールやEDIでの受注を受けている企業であれば、そのデータ処理を RPA に任せることで手作業を削減することが可能です。これによって、顧客への応答・出荷スピードを早めサービスレベルが向上します。手作業によるミスを減らせるメリットもあります。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

■ RPA が未検収案件を検索し、担当者にメールする事例

販売管理システムに登録されている営業案件の出荷・納品済で未検収になっている案件を RPA が定期的に抽出し、営業担当者・管理者に自動でメール送信するようにします。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

 

■ 注文書の様式別に受注管理システムに転記させる事例

製品・サービスや顧客別、地域・ブランド別など、様々な注文書のフォーマットを使用している企業は以外に多いのではないでしょうか。本来は注文書の様式を統一するほうが効率が良いのは明らかですが、顧客都合などの様々な要因で統一出来ないような場合もあります。

RPA であれば、ルールが明確になっていればこれらの複数の様式に対応して受注管理システムに自動で転記することが可能です。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

 

■ RPA による顧客住所の地図検索、画像入手の事例

始めて取引をする顧客企業の住所から地図画像をインターネット検索し、自社のCRMに顧客訪問先として登録するような場合に RPA を活用できます。

取引を開始する前に与信管理として、インターネットから売上・経常利益などの財務情報を取得したり、与信情報データベースから事故情報を取得し営業マンにメールで知らせたり、自社の顧客管理システムに自動登録したりも可能となります。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

 

 

 

顧客マスタが重複・不整合になっていませんか?

 

購買部門の RPA 導入事例

■ RPA によるメール発注の事例

定期的に発注する消耗品や副資材などをメールでサプライヤーに発注するような場合に、需要部門からの購入依頼やMRP所要展開の結果などを元に自動でRPAがメール送信するようにできます。

【導入効果】

  • 削減業務量:50%以上

■ RPA によるWebEDI出荷の事例

受注した商品の現物が遠隔地の自社倉庫デポ倉庫メーカー倉庫に在庫されていたり、メーカー直送だったりするような場合にEDIによる出荷指示になっていたりする場合も多いかと思います。

このような場合にも、RPA を活用して出荷指示、出荷実績収集、受注消込・請求などの一連の流れを自動化することが可能となります。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

 

 

 

 

情報システム部門の RPA 導入事例

■ RPA による会員顧客パスワードリセットの事例

会員制のサービスを行っている企業であれば、日々のサポート業務の中で会員IDのパスワードリセットが以外に多いことはご存知のことと思います。会員顧客からの依頼をどの様な手段で受けているかにもよりますが、後続のパスワードリセット処理とその顧客連絡の部分は少なくとも RPA によって自動化が可能です。

【導入効果】

  • 削減業務量:60%以上

■ 社内PCの初期設定、規定アプリのインストール、権限設定の事例

ある程度以上の規模の企業では、入社・退職、人事異動、PC更新などでかなりの頻度でPCのキッティング業務が発生します。PCに決められた設定をしたり、決められたアプリをインストールする業務を人がやるのは無駄でミスが起きやすい業務であり、RPA が自動で実施可能です。

この様なPCキッティング業務を外注しているような企業でも、その依頼やPCの受け渡し、入庫確認やリース切れの確認などをメールでやり取りしているのであれば、その様な通常の定型メール処理をRPA化するようなことも考えられます。

ミスを防ぐ意味でも、この様な定型業務は WinActor に任せ、そこから外れた例外処理や契約業務などに人員を振り向けることが可能となります。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

■ ユーザーのアクセス権限を RPA で一括変更する事例

人事異動やBP・契約社員の入所などの理由で社内ユーザーのID発行やアクセス権限の一括変更処理が頻繁に発生します。このような業務も決められたルール通りに RPA が自動で正確に実施します。

【導入効果】

  • 削減業務量:80%以上

 

個別企業の RPA 導入事例

コールセンター事業者のRPA導入事例

■ 問合せ件数の集計・内容の転記をRPAロボット化

コールセンター業務では日々の顧客からの問合せを集計し、様々なレポートを作成することで状況をマクロ的に把握し、コールセンター業務オペレーションの改善・問題解決を促進していく必要があります。

日々生み出される大量の情報をRPAロボットが取集・集計し、別システムに転記する下記の様な業務を自動化しています。

  • 顧客別、地域別、製品別などの問合せ検数
  • オペレータ毎の受電件数、対応時間、苦情件数
  • 問題解決までに長期間を要している問合せ案件・期間
  • FAQナレッジ登録件数・ワード
  • 架電からのコール数(顧客を待たせた時間)

など

住宅ローン専業のRPA導入事例

■ ローン申請書データの入力をRPAロボット化

同社では、顧客に記入してもらった申請書のデータを店舗で審査システムに手入力し、その後、本社で事前審査を行っていました。この業務をRPAロボットで自動化し効果をあげています。

  • 申請書フォーマットを見直すことで記入項目を半減し、顧客の記入時間を短縮: 60分 ⇒ 10分
  • 住民票などの証明書類と内容が一致しているかを手作業でチェックしていたが、店舗で申請書をOCR読み込みとし、手入力の手間を省いた:⇒ 3分
  • 本社では受託金融支援機構や個人信用情報機関のデータとの照合を手作業で実施していたが、RPAにより自動化:手作業 80% 削減

 

事務機器販社のRPA導入事例

■ 案件別単価マスター登録をRPAロボット化

個別対応が多い同社では、各案件別に販売単価を毎回マスター登録する必要がありました。案件自体が細かく件数も多いため、この案件別単価マスターの登録に多くの作業工数が発生していましたが、この作業をRPA化したことで大きな削減効果を得られています。

  • 作業工数83%削減
  • 処理ミスの防止

ネット情報サービス・EC事業社のRPA導入事例

インターネットでの情報提供サービスやEC事業を手掛ける同社は、顧客ユーザーからの投稿情報が増えるに従って、そのデータ処理工数が急増し手作業でのデータ分類、データ処理に限界を感じていました。

特に投稿者からの画像データはサイズ、画像フォーマットや名前などバラバラでどの様な内容で、何が写っている画像なのか、手作業で整理する必要がありました。この多量のデータ処理をRPAロボット化する事で大きな工数削減効果とスピードを手に入れています。

  • 画像データの分類、タグ付け、テキスト化
  • 予約サイトの予約内容変更・洗替
  • 画像データの形式・サイズ、ファイル名などを一括変更

 

まとめ

最近話題になっているRPAですが、うまく導入すれば直ぐに導入効果が得られる即効性がある一方、従来の情報システム的な進め方とはだいぶ違うため、その導入の進め方に戸惑っている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、RPA導入を初めて進めて行こうとされている企業のご担当者向けに、日本国内での導入実績が最も多い WinActor の導入事例をご紹介してきました。

WinActor の導入の進め方から失敗しないためのポイント、実際に WinActor を導入して効果を上げている企業様が実際にどのような業務にWinActor を適用して、どの程度の業務工数削減や業務品質の向上効果を得られているのかなど参考にRPAの導入検討をして頂ければと思います。

これからRPAロボットの導入を始めようとされている企業担当の方にも、また、一旦始めたが、どうもうまくいかないと悩まれている企業担当者の方々、WinActor 以外のRPAを一旦試してみたが、ライセンス価格や導入費用の高さが見えてきて、計画の見直しをされている企業のご担当者様にも参考に参考にして頂ければと考えています。

この様なRPA導入でお困りの企業ご担当者様向けのRPA導入支援サービスを行っております。 ⇒

RPA導入支援サービス

 

また、これからRPAの導入を計画しようとしているが、RPAとはどの様なツールで、実際に動作しているところを見たい、導入事例に関して詳しい話を聞きたいと考えられている方向けに WinActor の無償トライアルで実際に触ってみる事をお勧めさせて頂いております。

 

 

 

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