これからの企業戦略は情報戦略
今までもそうだったのですが、これから益々情報を自社の戦略にうまく活用した企業だけが生き残れる時代になっていきます。情報の活用の仕方はAI・機械学習が真っ先に思いつきますが、それだけでなくOffice系の情報やCAD設計データ、期間システムのデータなどの全ての情報が
- 既に存在する情報は「検索・参照」出来る
- 情報が相互に関連して探し出せる
- 同じ（重複した）情報がない（矛盾・差異もない）
- 再利用出来る形で存在する
状態でなければ使い物にはならず、戦略を数字で論理的に説明・補足するものにはなりません。また通常業務でも無駄な重複作業が多い状況が避けられないでしょう。
情報は社内外で同時多発的に発生する
情報は常に生み出される
最近盛んに言われているIoTデータに限らず、WordやExcel、パワーポイントなどのオフィース系のファイルやCADなどの設計データ、もしくはERP、CRM、MES、MDMなどのシステムに入力される情報などあらゆる情報が、社内のあらゆる場所で常に生み出されています。
情報の作成者が自ら決められたルール通りに整理してフォルダーに格納していってくれればいいのですが、当初設計した通りの正規化したフォルダー構成を維持できることはまれだと思われます。
社内でも情報の重複・齟齬が多い
グローバルに展開しているような会社であれば、更に拠点などの地理的な条件、時差や言語まで入れると、何種類の情報ソースが社内にあるか把握すら困難な状況になっている会社が殆どではないでしょうか。
ましてや、個人のPCに保存されているファイルまで入れると、それら全てを対象として何等か必要な情報を探し出すことは現時点で不可能と言っても過言ではない状況です。
重要な情報ほど社員の個人PCに保存されているようにも感じますが、そこまで検索対象とすると、プライバシーの問題など別の問題がありそうです。
グローバルに様々な形で保存されたデータから、情報を探したいと考えたことはないでしょうか？
もしくは、ほとんど同じような部品を違う設計拠点で何度も設計するような設計作業の非効率性もありそうですし、部品・モジュールの共通化の観点でも好ましいこととは言いがたい状況の会社が多いのではないでしょうか。
全ての情報をデータウエアハウスに集めるアプローチは破綻する
これは間違っていると言うよりも出来ません。先にも書きましたが、情報はあらゆる場所で常に発生しているのですから、一時期に頑張って社内から情報をかき集めてデータウエアハウスに集約したとしても、そうやっている間にも情報は増え続けています。
また、CADデータなどのようにDWH（データウエアハウス）に入れられなかったり、入れ難い情報もありますし、DWHからはアプリケーションを起動出来なかったりもします。
出来るとすれば、その情報の入ったフォルダーへのリンクを整理すること位でしょうか。それにしても、新たに発生するデータ形式やファイルフォーマットがその後にも発生し続けます。
新しい情報はファイルサーバ―などに整理して格納するように、とルールを作成しても恐らく徹底されず、ユーザのローカルPCの隠し情報が増えるだけの結果となるのは目に見えています。
あるべき情報収集・管理とは
必要な時に必要な情報を取り出せる仕組みが必要
では、どうするかですが、上記のように社内の情報を全て整理出来ないのであれば、整理するのはあきらめて、必要な時に必要な情報を探し出せるようにするしかありません。これしか現実的には出来ないのです。
SharePointなどのファイル共有の仕組みを使えばとりあえず大量のオフィス形式などのファイルを保存し、差分管理なども出来ますし、ファイルサーバーの情報やインターネットの情報を同時に検索することも可能です。
検索速度を気にしなければ、グローバルに分散したサーバーのフォルダーをあるサーバーにマウントし、あたかも巨大な１台のコンピュータとしてそのフォルダーを検索するだけでもそれっぽい事はできそうです。
もしくは、pdfなども含め、一般的なオフィース形式の情報だけであれば、Googleクローラのようなロボットを使って夜間などにあらゆるファイルサーバーに格納されているファイルのリストと内容のインデックスを作成し、そのインデックスを検索する方法もあります。
検索結果のリンクのみを保持すると言ってもファイルの中身も全て分析し、多くの言語で書かれた文書を解析してあらゆる検索キーワードに対応しようとすると、そのインデックスも結構な大きさになりそうですが、出来なくは無さそうです。
基幹システムのデータも含めて考える必要がある
しかし、CRMやERP、MESなどの基幹システムや昔であればノーツなどのデータベースに入っている情報はどうでしょうか？
また、今後はAWSなどのクラウド環境の使用も増えそうですので、複数のクラウド環境、ローカルサーバ環境が混在する将来を見据えると、それらの業務アプリケーションへのコネクターが用意されている統合検索エンジンを使うのが現時点で考えられる最も現実的な答えのようです。
