現行業務の悩み
この様な悩みを抱えたまま、結局どうする事も出来ずに派遣社員などの手作業に頼っている事務処理の現場は結構多いのではないでしょうか。事例の会社も国内に多くの販社（別会社の営業所）があり、毎週送られてくるExcel売上レポートのフォーマット違いに悩まされていました。
- 予め決めてあるExcelフォーマットに勝手に列を追加して送ってくる
- せっかくDBに取り込みやすいように横一列の形式でフォーマットを作成しているのに、気を利かせて（？）単票形式にして送ってくる
- 埋め込んでおいた計算式、マクロを必ず壊してくる
- 縦計、横計が合っていない状態で送ってくる
- 勝手に欄外やセルのコメントをつけてくる
- 古い（前年の）ファームを使ってくる
- など
問題がないExcelも当然あるため、毎回フォーマットが規定のものと合っているかのチェックから入る必要があるのです。
フォーマットが正しければそのままデータベースに取り込みたい
しかし、そのフォーマット正誤の仕分けを人が目で見て確認していたのでミスも発生し、相当な時間を要していました。
RPAロボットの機能・動き
◆ 基本機能
- メールで送られてきたExcelフォームをローカルフォルダに保存
- 規定（正解）のExcelフォームのヘッダ部分と合っているか比較（ヘッダーの範囲はパラメータの初期値として設定）
- 正しければ、正解フォルダへ移動
- 少しでもヘッダーが違っていれば間違いフォルダーへ移動
◆ 周辺機能
- 決められたアドレスに来たメールを受信し、順次処理
- 実運用では、正解ExcelファイルをDBへ動取込みする（別RPAロボット）
- 処理件数（正誤）を終了レポートとして担当者へメール
- 間違ったExcelフォームで送ってきた販社には、正しいExcelフォーマットを自動返信（別RPAロボット）
RPA化の効果
◆ ２～３人分（毎週）の作業がRPA化によって数分に
- 派遣社員を中心に２～３名が丸一日がかりで行っていたフォーマット確認作業がRPAによって数分に
- 人為的なミスが無くなり、その後の集計作業に専念できるように
- Excelフォーマットのヘッダー範囲を可変にしたことで、様々なフォーマットに対応
こちらにもその他の事例を業務部門別に整理しています。
